Hlavná myšlienka
Keď odberateľ neplatí, zvyčajne to nepríde ako blesk z jasného neba. Väčšinou tomu predchádza niekoľko varovných signálov, ktoré firmy prehliadajú alebo podceňujú. Ak ich zachytíte včas, môžete zachrániť svoje peniaze skôr, než bude neskoro.
1. Náhle reklamácie a hľadanie detailov tesne pred splatnosťou
Predstavte si situáciu: faktúra je vystavená tri týždne, počas ktorých je v komunikácii ticho. Všetky dodávky prebehli bez pripomienok. Avšak dva dni pred splatnosťou (alebo deň po nej) odberateľ zrazu posiela e-mail, že mu nesedí počet kusov na dodacom liste, alebo že potrebuje dodatočne doplniť nejaké interné číslo objednávky, inak faktúru nemôže spracovať.
V drvivej väčšine prípadov nejde o reálny problém s kvalitou, ale o klasický manéver na získanie času. Klient vie, že kým sa reklamácia prešetrí a vystaví sa opravný doklad, legálne získa ďalšie dva týždne k dobru bez toho, aby musel priznať, že má prázdny účet.
2. Zmeny v komunikácii: Od nadšenia k hrobovému tichu
Pri dohadovaní obchodu reagoval partner do desiatich minút a dvíhal telefón aj o siedmej večer. Akonáhle však príde reč na peniaze po splatnosti, nastane komunikačné vákuum. E-maily zostávajú bez odpovede, mobil je opakovane obsadený, prípadne vás asistentka odbije tým, že „kolegyňa z účtovného, ktorá robí úhrady, ochorela a nikto iný nemá prístup k banke“.
Zmena tónu alebo presmerovanie komunikácie na tretie osoby (externé účtovníčky, asistentky, ktoré nemajú kompetenciu situáciu riešiť) je jasným varovaním. Ak partner prestane hrať s otvorenými kartami, je najvyšší čas zbystriť pozornosť.
3. Výhovorky na bankové chyby a schvaľovacie procesy
„Peniaze sme už poslali, asi to niekde visí,“ prípadne „Náš systém mal včera výpadok, platba odíde najneskôr zajtra.“ Tieto frázy počul už každý, kto niekedy vystavil faktúru. V dnešnej dobe okamžitých platieb a automatizovaného bankovníctva sú však technické chyby tohto typu mimoriadnou vzácnosťou.
Ak odberateľ tvrdí, že prevod odišiel, ale peniaze na účte stále nemáte, nenechajte sa opájať sľubmi. Žiadajte jasný dôkaz.
Čo s tým urobiť hneď? Tri okamžité kroky
Keď tieto signály zachytíte, nečakajte ďalšie dva týždne v naivnej nádeji, že sa situácia vyrieši sama. Konať musíte okamžite, kým má dlžník ešte aspoň nejakú snahu komunikovať a udržiavať s vami kontakt.
- Zdvihnite telefón, zabudnite na e-maily. E-mail sa ignoruje ľahko, ale priama otázka v telefóne vyžaduje okamžitú reakciu. Ak vám tvrdia, že platba už odišla, slušne, ale nekompromisne požiadajte o zaslanie oficiálneho potvrdenia o prevode z banky (PDF). Týmto krokom okamžite oddelíte reálne odoslanú platbu od výhovorky.
- Ponúknite okamžitý splátkový kalendár alebo aspoň čiastočné plnenie. Ak má klient skutočný, prechodný výpadok cash-flow, navrhnite, nech vám pošle aspoň 30 % sumy hneď a zvyšok v dohodnutých splátkach. Hlavným prínosom tohto kroku (okrem čiastočných peňazí) je, že podpisom splátkového kalendára klient písomne a oficiálne uznáva svoj záväzok. To vám nesmierne uľahčí prácu, ak by prípad musel ísť neskôr do vymáhania.
- Dajte okamžitú stopku na ďalšie dodávky. Nerobte najčastejšiu chybu začínajúcich firiem – nedodávajte ďalší tovar alebo služby niekomu, kto vám už dlhuje peniaze za predchádzajúce obdobie. Tým len zbytočne navyšujete svoje vlastné riziko a stratu.
Záver
Riziko neplatenia málokedy prichádza bez varovania. Ak začne odberateľ náhle reklamovať detaily faktúry tesne pred jej splatnosťou alebo prestane dvíhať telefón, nečakajte – zdvihnite mobil, žiadajte dôkaz o platbe a stopnite ďalšie dodávky.