Hlavná myšlienka
Jeden telefonát v pondelok, ďalší vo štvrtok. Odberateľ zakaždým prisľúbi platbu a vy posuniete poznámku v kalendári. Pri ďalšom hovore sa už oplatí pýtať presnejšie.
Keď sa mení dátum, ale na účte nič nepribúda
Predstavte si faktúru za dokončenú zákazku. Splatnosť prešla pred dvoma týždňami. Odberateľ zdvíha telefón, je slušný a zakaždým má vysvetlenie. Raz chýba podpis konateľa, potom čaká na vlastného zákazníka. Nakoniec povie: „V piatok to pošleme.“ V pondelok platbu nenájdete a celý rozhovor sa začne odznova.
Po takom hovore máte chuť dať mu ešte pár dní. Poznáte sa, doteraz predsa zaplatil. Lenže vo vašej evidencii by mal zostať aj posledný sľúbený termín. Keď ho prepíšete novým dátumom bez poznámky, o mesiac si už nemusíte pamätať, koľký odklad to vlastne bol.
Pýtajte sa na platbu, ktorú vie niekto zariadiť
Pri prvom omeškaní si overte obyčajné veci: dostala sa faktúra k správnemu človeku, má účtovníctvo číslo objednávky, nechýba mu podklad k dodaniu? Niekedy platba stojí na niečom, čo viete doplniť za päť minút. Zistite, čo presne chýba a komu to poslať.
Ak je všetko v poriadku a odberateľ znovu žiada čas, otázka „Tak kedy asi zaplatíte?“ vám veľa neprinesie. Skúste byť presnejší: „Viete v piatok odoslať celých 2 400 eur? Kto platbu schváli a môžem sa s ním spojiť?“ Ak celú sumu poslať nevie, potrebujete počuť, akú časť a kedy reálne navrhuje uhradiť.
To isté platí pri vete „už sme to zadali“. Požiadajte o údaj, podľa ktorého platbu dohľadáte, a overte prijatie na vlastnom účte. Pri poznámke k faktúre zatiaľ rozlišujte medzi oznámením o odoslaní a peniazmi, ktoré ste skutočne prijali.
Po hovore pošlite krátky e-mail
Nemusíte po každom telefonáte písať formálnu výzvu na dve strany. Stačí krátke zhrnutie. Má obsahovať číslo faktúry, nezaplatenú sumu a dohodnutý krok. Napríklad:
„Dobrý deň, nadväzujem na dnešný telefonát k faktúre č. [číslo] v zostávajúcej sume [suma] eur. Dohodli sme sa, že platbu odošlete [dátum]. Prosím o potvrdenie, že zhrnutie zodpovedá našej dohode. Ak vám k spracovaniu platby chýba niektorý podklad, napíšte mi, ktorý.“
Nepotrebujete pridávať výčitku, koľkokrát ste už volali. Tá môže byť pochopiteľná, ale v tomto e-maile má dostať priestor dohoda. Ak odberateľ odpovie niečo iné, nezostane rozdiel ukrytý v spomienke na telefonát. Vysvetlíte si ho hneď.
Do kalendára patrí aj kontrola výsledku
K termínu si priraďte človeka, ktorý skontroluje účet a prípadné nespárované platby. Inak sa ľahko stane, že obchodník považuje vec za vybavenú a účtovníctvo stále eviduje tú istú otvorenú faktúru.
Ak dohodnutý termín prejde bez úhrady, pri ďalšom kontakte pomenujte, na čo nadväzujete. „Podľa našej dohody z [dátum] ste mali odoslať [suma] eur. Platbu zatiaľ neevidujeme. Prosím, overte jej stav a pošlite nám odpoveď do [dátum a čas].“ Takto nemusíte znova vysvetľovať celú zákazku ani viesť rozhovor od úplného začiatku.
Zároveň si vo firme dohodnite, čo spravíte, ak nepríde ani odpoveď. Kto prevezme ďalšiu komunikáciu? Kedy prípad posúdite s externým partnerom? Bez tohto rozhodnutia sa môže aj dobre napísaná upomienka skončiť ďalším týždňom čakania.
„Pošlem aspoň niečo“ ešte nie je rozpis splátok
Čiastočná platba môže pomôcť, no potrebujete vedieť aj to, čo bude so zvyškom. Keď odberateľ navrhne splátky, vypýtajte si sumy a dátumy. Pri každej prijatej platbe aktualizujte zostatok a ponechajte si prehľad, ku ktorej faktúre patrí.
Pred súhlasom si pozrite, či navrhnutý rozpis zvládnete aj vy. Úhrada vašim dodávateľom alebo výplatný termín sa neposunú len preto, že klient sľúbil menšie platby. Podmienky formálnej splátkovej dohody si pri významnejšej alebo spornej pohľadávke nechajte posúdiť odborníkom; stručný e-mail po telefonáte nerieši všetky jej náležitosti.
Keď už riešite viac sľubov než platieb
Po ďalšom nesplnenom termíne si vytiahnite celú históriu prípadu. Číta sa inak ako posledný príjemný telefonát. Uvidíte, či prichádzajú aspoň čiastočné úhrady, či sa dôvod omeškania mení a či odberateľ vôbec odpovedá na konkrétne otázky.
Ak sa rozhodnete pre konzultáciu, pripravte podklady tak, aby sa v nich vedel zorientovať aj človek, ktorý zákazku neriešil od začiatku:
- faktúru a aktuálny nezaplatený zostatok,
- objednávku alebo zmluvu a podklady k dodaniu,
- prijaté čiastočné platby s dátumami,
- e-maily a stručný prehľad telefonátov vrátane sľúbených termínov,
- prípadné námietky odberateľa a vašu odpoveď na ne.
Ďalší telefonát už nemusí viesť obchodník
Ak nad tou istou faktúrou každý týždeň sedí obchodník, účtovníčka aj majiteľ, stojí vás už aj čas troch ľudí. V CK CREDIT môžeme prejsť doterajší postup, pozrieť sa na podklady a prebrať možnosti mimosúdneho riešenia. Nemusíte nám pripraviť dokonalý spis. Na začiatok pomôže aj zrozumiteľný prehľad toho, čo bolo dodané, čo zostalo neuhradené a čo odberateľ naposledy prisľúbil.
Záver
Po telefonáte si zapíšte, kto má zaplatiť, akú sumu a k akému dátumu. Dohodu stručne potvrďte e-mailom a v dohodnutý deň skontrolujte účet. Ak peniaze neprídu, vráťte sa ku konkrétnej nesplnenej dohode a rozhodnite o ďalšom postupe.